9.1 Documentación obligatoria
Según la Junta de Andalucía, las asociaciones deben disponer de una serie de documentación mínima que además, debe estar disponible en el Registro Mercantil.
En concreto, la norma dice que "Toda asociación tiene que disponer de una relación actualizada de todas las personas asociadas. Igualmente deberá llevar una contabilidad conforme a la legislación mercantil que permita conocer la imagen fiel del patrimonio, de los resultados y de la situación financiera. También se debe tener una relación de las actividades realizadas, un inventario actualizado de bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de todos los órganos de gobierno y representación. Todo asociado puede solicitar y acceder a cualquier documentación de la anteriormente citada, respetando lo marcado en la Ley de Protección de Datos Personales vigente. Las cuentas de la asociación habrán de ser aprobadas cada año en Asamblea General. Una vez que la asociación está creada, se ha registrado su acta fundacional y sus estatutos, la asociación deberá llevar al día los libros sociales (Libro de Actas y Libro de socios), así como los libros contables que habrán de ser legalizados en el Registro Mercantil o bien ante notario".
Esta documentación que citamos, se resume en el libro de socios y socias, el libro de cuentas y el libro de actas.
Estos libros se adquieren en las papelerías o a través de internet (modelos aquí), de modo que también podemos tener hojas sueltas con los modelos adecuados siempre que la numeración sea correlativa. Hay un límite establecido de quinientas hojas (sean sueltas o en libro).
Estos libros son los documentos más importantes para la gestión de la asociación, siendo recursos disponibles para ser revisados por socios/as y terceros/as.
9.2 El libro de actas
El libro de actas consta de una serie de hojas que deben estar numeradas y en orden correlativo (como hemos dicho, sean sueltas o en formato libro, valga la redundancia).
Puede darse el caso de que queden hojas sin texto o que parte de algunas de ellas, estén vacías. En estos casos, las partes no registradas deben estar tachadas, para que no puedan ser escritas posteriormente.
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| Acta fundacional del Club Atlético Vélez Sarsfield en el año 1910 Fuente: Wikipedia |
Cada acta registra:
- Órgano citado para reunión.
- Fecha, hora y lugar de la reunión.
- Número de la convocatoria.
- Asistentes, registrando número, nombre, apellidos... etc. según se establezca en los estatutos.
- Orden del día.
- Registro del desarrollo de la reunión.
- Acuerdos tomados.
- Firma del/la secretario/a bajo supervisión del/a presidente/a.
En cada reunión de la asociación debe tomarse acta, presentándose en la siguiente reunión para ser revisada y aprobada si procede.
9.3 Libro de socios y socias
El libro de socios y socias registra las altas, bajas y modificaciones en relación a las personas que componen la asociación. Del mismo modo que el anterior, podemos encontrarlo en papelerías y/o internet, pudiendo emplear el formato libro u hojas sueltas.
Este libro, se compone de columnas donde recoger los datos personales del/a socio/a, su número de registro, fechas, tipos... y toda aquella información de relevancia en cuanto a las personas.
9.4 Libro de cuentas
El libro de cuentas nos sirve para llevar la tesorería de la asociación. En este libro (que también encontramos en papelerías... etc) recogeremos el flujo de dinero de forma detallada, ya que debe estar a disposición de los/as socios/as y terceros/as que lo quieran revisar.
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| Fuente: Wikipedia |
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